¹û¶³´«Ã½

Forskningsprojekt genererar stora mängder forskningsdata, och det är mycket viktigt att organiseringen av forskningsdata planeras tidigt. För att spara tid och undvika fel längre fram i projektet behöver man inom ett projekt bestämma sig för hur datafiler ska namnges och struktureras. Metadata, det vill säga information som beskriver innehållet i datafilen, ger dig möjlighet att skapa en kontext för data så att du och andra snabbt kan förstå och använda datafilerna under och efter ett projekt.

HUR SKA JAG ORGANISERA MINA FILER?Ìý

LogiskÌýoch konsekventÌýorganisering av data gör det lättare att hitta, kontrollera och Ã¥teranvända data.ÌýHär är nÃ¥gra tips för hur du kan utveckla en bra struktur:Ìý

• Använd mappar. Gruppera filer i foldrar sÃ¥ att information om ett specifikt ämne fÃ¥r en egen folder.Ìý
  Ìý
• Undersök och använd existerande rutiner. Ta reda pÃ¥ om det finns rutiner bland forskarkollegorna eller pÃ¥ institutionen som kan användas för att organisera data.Ìý
  Ìý
• Namnge mappar pÃ¥ ett tydligt sätt. Ge mapparna namn efter deras ämnesinnehÃ¥ll, inte utifrÃ¥n namnen pÃ¥ dem som ansvarar för data. Detta underlättar för nya personer i ett projekt att förstÃ¥ vad en specifik mapp innehÃ¥ller.Ìý
  Ìý
• Var konsekvent. När ett namnschema för filer och mappar har etablerats är det viktigt att hÃ¥lla sig till det. Försöka etablera schemat sÃ¥ tidigt som möjligt, om möjligt innan datainsamlingen börjat.Ìý
  Ìý
• Ordna mappar hierarkiskt. Ha inledningsvis fÃ¥ mappar för bredare ämnen, och skapa därefter mer specifika mappar inom dessa.Ìý
  Ìý
• Separera pÃ¥gÃ¥ende och avslutade arbeten. När ditt projekt börjar fÃ¥ mÃ¥nga filer och mappar, kan det vara en bra idé att separera det som är avslutat frÃ¥n det som är pÃ¥gÃ¥ende arbete.Ìý
  Ìý
• Använd "My documents" för pÃ¥gÃ¥ende arbete. Med regelbundna intervall kan det sedan vara bra att flytta över avslutat arbete till en särskild arkivmapp.Ìý
  Ìý
• Backup. Säkerställ att dina data säkerhetskopieras, oavsett om du förvarar dem lokalt pÃ¥ datorn eller pÃ¥ ett nätverk.Ìý
  Ìý
• Granska ditt material. GÃ¥ med jämna mellanrum igenom materialetÌýoch flytta eller gallra material som inte behöver finnas kvar. Skriv in en pÃ¥minnelse i kalendern sÃ¥ att du inte glömmer detta.Ìý

VAD SKA JAG TÄNKA PÃ… NÄR JAG NAMNGER MINA FILER?Ìý

Bestäm dig/er för ett namngivningsschema tidigt i projektet. Användbara filnamn är:Ìý

• Konsekventa
• Meningsfulla för dig och dina kollegor
• Lätta att hittaÌý

Det är bra om ditt projekt, eller till och medÌýämne och institution, kommer överens om följande element i ett filnamn:

• Vokabulär. Använd ett standardvokabulär för filnamn, sÃ¥ att alla använder samma slags sprÃ¥k.Ìý
  Ìý
• Interpunktion. Bestäm vilka regler som ska gälla för om och hur symboler, versaler, bindestreck och mellanslag ska användasÌý
  Ìý
• Datum. Kom överens om hur datum ska anges.Ìý
  Ìý
• Ordning pÃ¥ filelement. Bestäm i vilken ordning olika delar av filnamnet ska anges, sÃ¥ att det blir lätt att identifiera dem.Ìý
  Ìý
• Numrering. Specificera hur numrering ska göras för att bli konsekvent och därmed undvika dubbletter. Till exempelÌý01 eller 001.Ìý

HUR NAMNGER JAG MINA FILER SÃ… ATT JAG VET VILKEN VERSION SOM ÄR DEN SENASTE?Ìý

Dokument inom ett projekt skapas sällan avÌýen person. Ofta är fler personer involverade och dessutom under en längre tid. Detta innebär att förvirring lätt kan uppstÃ¥ om vilken dokumentversion som är den senaste. Här är nÃ¥gra förslag pÃ¥ hur detta kan undvikas:Ìý

• Använd ett system för versionsrevidering. Större revideringar av en fil kan indikeras med hela nummer, till exempel: "v01" är den första versionen, "v02" är den andra versionen. Mindre förändringar kan indikeras med decimaler, till exempelÌý"v01_01" för den första mindre revideringen i den första versionen, medan "v03_02" är den andra mindre revideringen av den tredje versionen.Ìý
  Ìý
• När utkast skickas ut för synpunkter ska det reviderade dokumentet innehÃ¥lla information om vem som gjort revideringen. Till exempel: En fil med namnet "datav01-20190101_NN" indikerar att en kollega (NN) har gjort ändringar den 1 januari 2019. Den ansvariga författaren ska därefter inkorporera förändringarna i version "v01" och döpa om denna version i enhetlighet med det namnschema som projektet kommit överens om.Ìý
  Ìý
• Inkludera en versionskontrolltabell för varje viktigt dokument, där förändringar noteras tillsammans med datum och versionsnummer. Kom överens om vem som ska slutföra dokumentet och markera det som slutgiltigt, till exempel: "final".Ìý