Med avhandlingen ”Inter-team Coordination in Large-Scale Agile Software Development Projects” har Tomas Gustavsson disputerat i ämnet informatik.
Tomas Gustavsson, nybliven filosofie doktor i informatik, hur gick du tillväga i din forskning?
- Att vara på plats har varit nyckeln i min forskning. Rutinforskning trycker på vikten av att vara med och se vad som sker på plats. Så istället för att bara göra intervjuer och enkäter började jag med att lägga mycket tid på att vara just på plats. Jag har enormt mycket data i form av anteckningar och foton, vilket har behövts för att skapa en förståelse. Jag har besökt tre organisationer under totalt 379 timmar och deltagit vid ”smarta tillfällen” för att se vad som gjorts under planering och resultatuppföljning.
I din avhandling ”Inter-team Coordination in Large-Scale Agile Software Development Projects” förekommer uttrycket autonomi genomgående – kan du förklara begreppet?
- Autonomi är graden av hur mycket vi själva får bestämma. Hög grad av autonomi betyder att man som individ och grupp har ett stort självbestämmande i ett projekt. Motsatsen skulle vara att en projektledare eller teamchef bestämmer allt och de i teamet bara lyder.
Att arbeta agilt är också hett i branschen – vad innebär arbetssättet?
- Det kan förklaras på två sätt. Det ena är att man är förändringsbenägen och kan hantera förändringar på ett smidigt och effektivt sätt vilket man gör genom att arbeta i korta steg och göra saker klara för leverans löpande. Att arbeta agilt innebär att det är enkelt att se när något är klart och då kunna gå till nästa del i projektet istället för att arbeta med en och samma sak i fyra månader. Då kanske marknaden vill ha något annat.
Den andra biten är autonomi där det ligger en tyngdpunkt på människan och att människan ska ha stor påverkan och självbestämmande. Om ett typiskt projekt har en projektledare som får bestämma mycket så är de agila spelreglerna att vi istället låter teamet fatta de flesta besluten.
Hur uppnår man autonomi i ett projekt?
- Det handlar mycket om att våga släppa taget. Det agila arbetssättet, där vi jobbar i korta steg och hela tiden ser delresultat, gör att vi törs låta teamet fatta fler beslut. Autonomi ger positiva effekter som både ökad initiativkraft och hastighet. Det blir högre kvalité i det som genomförs för att teamet själva diskuterar mer internt med varandra istället för att bara få order ovanifrån.
Att arbeta i projekt är vanligt inom organisationer. Vad anser du vara viktigast när man startar upp ett projekt.
- Det är en stor fråga och svaret beror på olika saker. Till att börja med så är det viktigt att ha syfte och effektmål, alltså nyttan, tydligt klarlagda innan start. Ett typiskt misstag är att man stirrar för mycket på exakt vad det är som ska göras. Då är det lätt att glömma bort mål och nytta. Vi styrs ofta av vad vi gör och ser inte nyttan som vi vill uppnå. Då uppstår ofta fel och tokigheter.
Många projektundersökningar visar att projekt är misslyckade baserat på att både tid och budget överskreds. Om fokus legat på dess nytta så kanske det inte hade varit så enkelt att peka på vad som är ett lyckat eller misslyckat projekt.
Jag var delprojektledare i ett stort projekt som byggde ett IT-system som tog dubbelt så lång tid och blev dubbelt så dyrt. Det här var 2002 och IT-systemet används fortfarande. Även om mätningar mot planerad tid och budget visade det motsatta skulle jag med styrka hävda att det var ett lyckat projekt om man mäter nyttan med det.
I din avhandling nämner du vikten av att arbeta i team – vad finns det för organisatoriska utmaningar med att få till sådana team?
- En typisk utmaning är att man gärna vill organisera verksamheten utifrån kompetenser - en grupp som är duktiga på design, en grupp som är duktiga på att testa och så vidare. Att våga sätta ihop team som består av olika kompetenser är en utmaning samtidigt som vi vet att det kan göra att team blir riktigt effektiva.
Om teamet tillsammans äger ax till limpa går det att lösa problem internt i gruppen. Ett projekt som genomförs med personer från olika avdelningar, som samtidigt har andra uppgifter att sköta, kommer inte att känna samma ägandeskap som om de tillhörde ett team. Att våga ha tvärfunktionella team är en utmaning och samtidigt en enorm potential.
Vi leker med tanken att ýs universitet ska starta ett projekt. Hur skulle det bemannas?
- Att ha tvärkompetenta team är en viktig komponent. För varje del man behöver rådfråga någon utanför teamet tappar men lite av både helhetssyn och överblick. Och det är i de detaljerna djävulen bor. Tillhör alla i projektet ett team med olika kompetenser uppnås en bättre helhetssyn och teamet blir mindre benäget att begå misstag.
Vidare är att man lätt tittar väl mycket på att det ska finnas en styrgrupp och en projektgrupp. En styrgrupp träffar projektgruppen någon enstaka gång – har man tur en gång i månaden - en styrka är om man kan ha beställarsidan mycket tätare projektgruppen.
När man pratar agila metoder så vill man ha en utpekad roll som kallas produktägare, alltså någon som har mandat att säga ”jag vill ha det här, men inte det här”. Den personen för kommunikationen med projektets intressenter och bör ha minst femtio procent av sin tid tillgänglig för teamet för att i detalj titta på delresultat och ge löpande feedback. Man kan till och med säga att de ska inkluderas i projektteamet. Den smidigheten är lätt att missa om man bara har styrgruppsbeslut som tas lite då och då medan projektgruppen arbetar för sig.
Gäller det här alla sorters projekt?
- Ja, det här gäller vilka projekt som helst. Man kan säga att ju mer komplext desto viktigare är det. Om jag vill anlägga en grusväg i skogen utanför ýs universitet kan jag beskriva det tydligt i en beställning. Men vill jag ha ett intranät så spelar det ingen roll hur mycket jag beskriver hur jag vill ha det, först när det används så ser jag hur det fungerar och vad jag verkligen vill ha.
Vad tror du att din forskning kommer att tillföra Handelshögskolan vid ýs universitet?
- Under mitt arbete har jag fått bra samarbeten med SINTEF i Trondheim samt Aalto och Helsingfors universitet. Så ýs universitet kommer att bli mer känt för att vara kunniga inom det agila arbetssättet. Och agila arbetssätt, framförallt inom systemutveckling, växer lavinartat.
